Privacyverklaring leerlingen
Als je bij het Kindcentrum Wilhelmina (verder Wilhelminaschool) onderwijs volgt worden er gegevens over jou gebruikt om het onderwijs mogelijk te maken. Hieronder staat beschreven wat er verzameld wordt en wat hiermee gedaan wordt.
Wie verzamelt de gegevens?
De gegevens worden verzameld door de Wilhelminaschool. Het bezoekadres en de contactgegevens staan onderaan deze verklaring vermeld.
Waarom worden gegevens over jou verzameld en wat wordt ermee gedaan?
Bij inschrijving en tijdens je schooltijd, wordt er een aantal gegevens over jou verzameld, van naam en adres tot telefoonnummer. Deze gegevens zijn nodig om het onderwijs binnen de Wilhelminaschool mogelijk te maken, en om alle diensten daarvoor te kunnen leveren. Zo worden je gegevens bijvoorbeeld gebruikt om je lesrooster naar je toe te sturen, wordt geregistreerd welke systemen je gebruikt en worden gegevens gedeeld met DUO. Uiteraard zijn er veel manieren waarop je gegevens gebruikt worden, maar ze dienen alle ter ondersteuning van jouw opleiding en de organisatie van het onderwijs.
Hoe zit het wettelijk?
Voor het gebruik van jouw gegevens heeft de Wilhelminaschool een geldige reden nodig, ook wel een gerechtvaardigde grondslag genoemd. Voor alle diensten die nodig zijn om aan jou onderwijs te geven wordt gebruik gemaakt van de grondslag “noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting”, dat wil zeggen dat de Wilhelminaschool jouw gegevens verwerkt om de werkzaamheden met betrekking tot jouw opleiding bij de Wilhelminaschool uit te voeren.
Voor het gebruik van jouw gegevens die nodig zijn voor de organisatie van het onderwijs binnen de Wilhelminaschool wordt gebruik gemaakt van de grondslag “noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke”. Naast alles wat nodig is, zijn er ook dingen die leuk of handig zijn. Dit is bijvoorbeeld de website van de Wilhelminaschool, waarop ook gegevens over jou gebruikt zouden kunnen worden. Hierbij wordt eerst om jouw toestemming gevraagd en wordt je verteld wat je rechten zijn, waaronder het recht de toestemming op elk moment in te trekken.
Op verzoek van de ouder(s) en met uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van hun kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. De ouder kan bijvoorbeeld doorgeven dat haar/zijn kind een bepaalde allergie of ziekte heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. De Wilhelminaschool zal nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.
Je kunt er dus vanuit gaan dat alle gegevens die de Wilhelminaschool over jou verwerkt en waarbij niet om jouw toestemming gevraagd wordt, echt nodig zijn om het onderwijs te organiseren of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Aan wie worden jouw persoonsgegevens doorgestuurd?
Als je onderwijs volgt bij de Wilhelminaschool worden jouw gegevens naar de volgende meest voorkomende organisaties doorgestuurd:
Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO);
bedrijven of organisaties die in opdracht van de Wilhelminaschool goederen leveren of diensten verlenen, zoals bijvoorbeeld een leerlingadministratiesysteem, een uitgeverij of een onderzoeksinstelling.
GGD/schoolarts, samenwerkingsverbanden (zorg en buitenschoolse activiteiten) en onze accountant.
De Wilhelminaschool zal de persoonsgegevens van leerlingen niet delen met derde partijen voor andere doeleinden die nodig zijn om het onderwijs binnen de Wilhelminaschool mogelijk te maken.
Hoe en hoelang worden jouw gegevens gebruikt en opgeslagen?
Tijdens je gehele schooltijd bij de Wilhelminaschool worden de gegevens over jou die nodig zijn om het onderwijs mogelijk te maken gebruikt. De Wilhelminaschool slaat deze gegevens veilig op, met behulp van systemen die gezien de huidige stand van de techniek veilig zijn. Met leveranciers van goederen of diensten worden duidelijke afspraken gemaakt over het veilig opslaan van jouw gegevens, welke vastgelegd worden in een contract.
Na je opleiding wordt een groot aantal gegevens over jou verwijderd. Er zijn echter ook gegevens die langer bewaard worden, zoals voortgang en studieresultaten. De Wilhelminaschool is wettelijk verplicht om deze gegevens een aantal jaren te bewaren. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. De bewaartermijn van algemene gegevens is bijvoorbeeld 2 jaar na het beëindigen van de onderwijsovereenkomst. Financiële gegevens uit de leerling administratie worden over het algemeen 7 jaar bewaard.
Welke rechten heeft de leerling en ouder?
Als jij als leerling je gegevens wilt inzien kun je inloggen en op de informatiesystemen van de Wilhelminaschool. Hier kun je jouw gegevens controleren of deze nog up-to-date zijn. Daarnaast is er het recht dat je altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van jou verwerken. Daarnaast heeft de leerling of ouder ook het recht een verzoek in te dienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van de Wilhelminaschool. Je hebt altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van de leerling delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Tevens heb je het recht om de gegevens, die wij van de leerling verwerken, over te dragen of op jou verzoek aan een andere organisatie over te dragen. De Wilhelminaschool zal geen besluiten nemen over een leerling, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden altijd na menselijke tussenkomst genomen.
Indienen van verzoek
Een verzoek of klacht kan worden ingediend door gebruik te maken van het volgende e-mail adres: privacy@wilhelminaschool.nl. Het verzoek zal dan binnen een maand worden beantwoord. Bij een verzoek tot inzage van gegevens wordt er gevraagd langs te komen om je te identificeren.
Daarna stuurt de Wilhelminaschool je de gegevens toe.
Functionaris voor Gegevensbescherming
Als Functionaris voor gegevensbescherming heeft de Wilhelminaschool aangewezen: Dennis Fleijsman, e-mail: d.fleijsman@wilhelminaschool.nl
Heb je een klacht ?
Als je een klacht hebt over hoe de Wilhelminaschool omgaat met jouw persoonsgegevens, en niet tevreden bent over de afhandeling van je eerdere verzoek, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Meer informatie over het indienen van een klacht bij de AP vindt je op internet adres: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Bezoekadres en contactgegevens:
Kindcentrum Wilhelmina
Bachlaan 9, 5707 RM Helmond
Tel: 0492-590175
e-mail: info@wilhelminaschool.nl
Verwerkingsverantwoordelijke van de Wilhelminaschool is de heer
Misha Berlijn, directeur- bestuurder